公安档案信息化管理8篇公安档案信息化管理 探究公安档案的特点及管理策略●许 阳摘 要：公安档案主要是公安机关在履行国家法律赋予其职责活动中所产生或者保存的具有价值的文件材料，随下面是小编为大家整理的公安档案信息化管理8篇,供大家参考。
篇一：公安档案信息化管理
公安档案的特点及管理策略●许 阳摘 要：公安档案主要是公安机关在履行国家法律赋予其职责活动中所产生或者保存的具有价值的文件材料，随着当前信息技术的快速发展，尤其是公安机关办公自动化、现代化步伐的不断加快，也使得传统模式下的档案管理模式无法满足当下的需求。而新时期下，对于档案管理工作等也提出了更为紧迫的要求，需要相关从业的人员以及技术等都能够得到有效的加强。本文针对光档案的特点进行分析，并结合其在当下的现状予以有效的提升策略，希望为相关工作者的研究提供理论支持。关键词：公安档案；特点；管理；现状；策略 一、公安档案特点公安档案是当前公安机关在工作中的重要内容，也是更好的确保其各项业务工作能够实现顺利开展的必要延伸，因此想要保障公安机关工作的顺利开展，需要对公安档案特征予以细致的了解，并且在此基础之上来提出高效的档案管理策略。首先公安档案具有多样性的类别，由于公安机关本身就具有很多业务部门，如刑事侦查部门、户籍部门、人事政工部门、宣传部门等等，而不同的部门在工作中也会产生不同的档案。就刑事案件侦察来说，其会产生调查卷、预审卷、治安处罚卷，刑事侦查卷等等。而正是由于当下公安机关作为政府的重要职能部门，其中的档案对于开展公安机关各项工作有着密切的联系，因此需要对其中就有价值的档案资料予以有效的管理。其次公安档案与其他领域的档案相比形成的周期更长，因为公安机关的主要职能就是打击违法犯罪活动以及维护社会治安，需要严格按照当下的法律体系，尤其是根据刑事诉讼法或者行政处罚法等规定来对案件进行调查取证，或者进行一些普遍的治安处罚。因为在案件开展的过程中，本身就具有长期和复杂性的特征，而档案资源也具有一定的隐蔽性，因此其中的资源的形成过程中时间长短也有很大的差别。最后就是公安档案的案卷质量非常重要。对于公安来说，其需要更加全面客观的将事实呈现出来，尤其是对于各类违法犯罪分子的活动，能够保证事实记录清楚、证据确凿、手续完备，这样才能够体现执法过程中的严肃和规范。要能够精确的反映各个按键从调查到侦查，从预审到结案全过程都需要由公安档案来进行准确记录，并且依次排列、整理归档。因此公安档案有着非常严格的归档标准要求。二、公安档案管理工作存在的问题当下在公安档案管理工作中依然存在一些问题需要我们予以重视。首先就是对于一些基础的档案收集来说可能没有得到重视，因此这些当然也会出现内容不完整、归档不及时等现象，这影响了公安机关对于档案的运用。同时由于观念落后，并且没有积极的与当下的信息化等技术相结合，因此使得整体的档案管理技术化水平偏低，而档案管理工作需要其中的工作人员不断提升自己的素质，如果档案人员业务素养存在缺陷，那么也会使得整个公安机关的档案管理工作会存在普遍的问题。三、提升公安档案管理质量策略（一）做好基本文件材料收集工作要想提升当下公安档案管理的质量，首先就应当做好基本的档案收集工作。通过丰富公安档案资源来保证基础性工作的有序开展，要结合公安机关的工作特点，严格遵守档案管理中各项工作的规定，以此来提升档案资源质量。其是针对公安机关较为繁多的部门来说，要组成专门的档案收集小组，加强对其中档案的收集管理方面的督查。对于一些非常重要的档案来说，如刑侦治安或者法制档案卷归档需要安排专门的人员前来处理，并且对其中一些存在失职的现象要予以有效的处理。需要保证公安机关档案归档的完整性，对于一些在档案收集管理中做出积极表现的个人或者单位要能够予以表扬。通过不断的改善来使得公安机关专业档案更具特色，内容也更加丰富。（二）强化公安民警档案意识对于公安民警来说其也应当不断加强自身的档案意识。培养和强化公安民警的档案意识也是做好相关工作的前提。并且当下需要实现公安档案管理规范化，仅仅依靠其中的管理人员是无法达到目标的，因此需要更多的民警参与其中并且配合。公安机关各级领导应当充分的在其中做好榜样作用，在其中强调档案工作的重要性，并且强化公安民警的担当意识。同时也应当有效的结合机遇来宣传我国的档案法等法律体系。需要改变公安机关档案管理工作者的理念，并且将理念作为行动的先导来提升档案服务功能，通过全方位开放式的服务，来发挥档案工作的优势和价值，进而更好的为公安工作开展提供动能。（三）加强公安档案管理队伍建设公安机关要加强自身在档案管理队伍上的建设。要能够意识到档案管理工作对公安机关日常工作的重要性。对于内部的档案工作人员需要具有较高的专业素养，同时在政治素质以及理论素质上都需要符合相应的标准，这样才能够解决公安档案工作的基本问题。同时对于其中的一些深层次问题来说，需要引进一些创新性的综合人才，也应当加大对公安档案管理的经费投入扩建基础设施。对于内部的档案管理队伍，也可以开展有效的培训工作以此来调动企业在相关工作中的积极性。只有保证具备一支具有复合型人才、应用型人才的档案管理队伍才能够为公安机关各项工作的落实提供保障。（下转第 98 页）— 6 9 —2018 年第 9 期 山东青年 总第 536 期万方数据
安服务管理条例》等相关法律法规，依托现有的标准化文件，研究建立相应标准。在企业标准层面，要在监管部门、行业组织和相关企业的共同努力下，通过编制强制性或非强制性文件，在行业内强化标准化工作，倡导企业建立质量管理体系，针对自身服务行业及市场状况，制订操作规程或质量规范等地方性标准，在保安服务招投标等环节作为合同重要部分，明确要求并监督履行。此次开展的保安服务企业等级评定工作就是一个标准化体系建设的探索。4、完善保安服务监管系统建设，建设“智慧型”保安监管运用“信息 ＋优化”，建设“智慧型”保安监管。首先，监管部门创新开展互联网便民服务。一是建立“扬州保安信息微平台”，提供信息查询、办事指南、通知公告、公示曝光、行业风采、求职招聘、保安服务项目招标等服务。二是建立保安监督管理微信群，加强工作联系和指导交流，提高工作效率。三是实现保安监管“互联网 ＋政务服务”。行政许可服务整合改革，实行“不见面审批”、“一枚印章管审批”，就是为了更好的方便企业，实行一站式服务。同时，依托保安监管信息系统，实现对保安服务业科学、规范、实时、动态的管理。（二）保安服务企业要着力提高自身综合素质、提升竞争力，为省运会提供优质的服务1、主动打造一支高素质的企业管理队伍，向管理要效益保安服务业要实现经济效益和社会效益的良性循环。通过提高员工素质，强化行业特性意识，不断提高企业管理水平，积极配合政府监管部门管理，做好以下几个方面工作：一是安装使用保安监管信息系统，向科技要效益；二是做好保安员持证上岗工作，维护企业、客户及保安员的利益；三是严格执行备案制度，合法开展业务；四是杜绝超范围、违法跨区域经营，从根本上扭转队伍“松、散、乱”的形象，以服务质量赢得市场。2、打造合格的保安队伍，增强保安队伍凝聚力高素质的保安员队伍既是顺利开展业务的要求，也是维护社会稳定的要求。保安服务企业要在思想上做到警钟长鸣，把保安队员思想政治工作放到重要位置，在有条件的单位应成立基层党团组织，发挥党团员的先锋模范作用，鼓励他们献身保安事业；此外，加强日常内务管理考核，落实安全生产责任制，完善内部控制制度。建立和完善保安员的保险机制，维护职工利益，保持队伍稳定、思想稳定。3、加强职业技能培训，提高保安从业人员素质从保安从业企业角度，要制定科学的人才引进、使用方案。可以采取岗位练兵、技能竞赛等活动，激励员工掌握专业技能。引入考核机制，对表现突出、业绩优良的员工予以褒奖等激励方法。4、创新服务理念，树立企业文化保安服务业是通过提供高质量的安全服务，达到客户安全系数最大化、保安服务企业自身经济效益最大化。要按照江苏省委省政府提出的关于推进转型升级工程暨加快发展现代服务业的部署，给保安服务业创造调整产业结构、实现转型升级的良好条件。对于扬州保安服务行业来说，应及时抓住当前省运会安保需求旺盛的有利时机，推动保安服务行业的转型升级，增强市场竞争力。（作者单位：扬州市委党校 行政法学教研室，江苏 扬州225000
）（上接第 96 页）（四）完善公安档案管理体系公安机关档案管理需要有效的体系来对其进行约束与保障，而新的形势下应当根据档案管理工作模式和体系建立新的管理方案，结合其信息化的需要以及提高服务质量的需求，来构建统一的管理模式。要对其中的档案信息资源进行充分的开发利用，并且加强对档案管理工作的监督和指导，以此来满足档案管理的实际需求。通过完善其中的管理体系，可以更好的从制度上解决档案管理工作存在的一些问题。（五）提高档案管理科技含量提高档案管理科技含量是当下各个行业在档案管理中的重要追求。而需要有效的提高当利用水平，就应该引用当下信息化技术，实现档案管理信息化规范化建设，通过发挥档案在整个公安机关工作中的服务功能，以此来更好的实现其价值。因此需要档案管理工作人员转变观念，通过革新自己的工作理念并且付诸实施。要树立效益意识，同时要在法律保障的范围内，加大对于档案管理基础设施的投入，尤其是引入相应的软硬件设施，保障对于软件或者系统的维护更新，以此来确保档案管理系统的稳定性。要对公安档案信息进行有效的共享，这才是信息化的基本内涵，对一些不涉及机密的文件，可以在部门之间实现共享来提高工作效率和档案服务水平。四、结束语公安档案管理工作是公安各项工作开展的基础内容，因此要能够在理念上对其予以重视，同时要能够结合新的档案管理理念来加强内部管理队伍的建设，通过理念作为引导、制度作为保障来构建现代化的公安档案管理体系，以此来更好的发挥公安档案的价值，并且在为公安工作提供服务同时，也能够彰显整个公安机关的社会价值。［参考文献］［1］公安档案信息化建设的几点思考［J］.缪金祥.兰台世界.2014（32）.［2］大数据时代档案信息服务课程建设初探———以河北大学档案学专业教学为例［J］.卞昭玲，张艳欣.档案学通讯.2015（01）.［3］论述信息化社会对传统档案信息服务模式的挑战［J］.张敬涵.黑龙江史志.2015（09）.［4］信息化社会对传统档案信息服务模式的挑战［J］.石岩岩.兰台世界.2013（S6）.［5］创新服务与传统服务的融合———新时期档案利用工作的几点思考［J］.龚崇华.四川档案.2013（04）.（作者单位：南京市公安局建邺分局，江苏 南京 210000）— 8 9 —理论纵横 推动保安业高质量发展，助力省运会万方数据
篇二：公安档案信息化管理
信息化管理制度（一）科技档案管理信息化建设摘要。信息技术的快速发展使得各行各业发生了巨大变化，将其运用于科技档案管理上，能显著提高管理效率和质量。因此，国家对于科技档案管理信息化建设的发展问题越来越重视。所以，本文就对科技档案管理的信息化建设进行分析探讨，希望可以对大家日后的研究有所帮助。
关键词：科技档案；信息化；管理系统；人才
前言：近些年来，国家对于科技档案管理的发展越来越重视，随着计算机技术的不断发展以及网络技术的日益更新，档案管理信息化已经逐渐成为一种社会的发展趋势。因此，相关单位必须要重视科技档案信息化的发展建设，针对当前档案管理信息化建设中存在的相关问题采取合理的解决措施，这就需要相关单位了解并做到以下内容：
1 1 科技档案信息化建设的意义分析
要知道，由于档案被长期保存在密封的空间内，经常会受到潮湿环境以及火灾的影响，所以相关单位必须支付一定的文档保管费用。所以，这样的情况在一定程度上影响了档案管理系统的整体发展。但是，由于近些年来，国家经济的不断发展，办公自动化以及无纸化的出现，使得整个档案管理工作发生了很大的变化。而这种变化也意味着档案工作将以多种多样的形式面向整个社会[___]。
另外，从档案信息化的角度看，环保档案管理的科技信息化也迫在眉睫。现今，许多的环保档案工作人员只是将档案管理的形式停留在一个肤浅的表面上，对信息化的理解过于狭隘。环保档案工作人员只是一味的照搬传统体制手法进行工作，而忽视了信息化所带来的快捷、方便。甚至于有些地方的环保部门没有充分按照要求进行信息化改革，只是进行口头的讲解，并未进行实际上的落实，这不仅消耗资源，不利于环保，更加阻碍了信息化建设的进程。
2 2 环保 ___ 局科技档案信息化建设方法
1 2.1 转变思想，树立新观念
首先，环保___局的相关工作人员应该改变传统的意识，突破自我，对信息化进程加以重视。与此同时，各地___府应该充分进行信息化模式的调整，加强环保档案的信息化建设，根据一系列的规章制度进行信息化改革。另外，单位人员还要根据环保局的自身发展情况，为单位内部的发展制定适合的管理体制。更
重要的是，科技档案管理人员还应该对档案包含的文件、数据以及软件等进行统一的管理，从而保障档案管理信息化工作的顺利进行。相关档案管理人员还应该及时转变自身的观念，树立良好的信息化意识，为整个档案管理单位的快速发展做出更大的贡献。
2 2.2 构建信息化管理系统
一直以来，大多数的档案管理单位都是采用较为传统的档案管理模式，虽然也可以完成档案管理的工作，但是却缺少一定的效率和保障。所以，在加强科技档案管理的同时，档案管理单位应该在内部构建一个信息化管理系统，为其信息化的快速发展打下坚实的基础，这样一来，档案管理单位就可以运用高科技的管理系统，促进整个档案管理工作的不断发展。将信息化管理系统应用在整个档案管理单位中，不仅可以为档案管理人员节省一定的时间以及提高一定的工作效率，而且还可以保证整个科技档案管理工作的安全性和永久性，这无疑是一件一举两得的事[___]。
3 2.3 重视人员培训
相关单位的档案管理人员要知道，加强档案信息化建设是一个需要长期奋斗的艰巨任务，工作人员要想更好地完成任务，就必须要意识到这项工作的重要意义，并且还要不断培养自身的专业素质和奉献精神。尤其对当前情况而言，相关档案单位完全可以通过培养高素质的专业人才，来促进整个档案管理信息化工作的顺利进行。更重要的是，档案管理单位还要定期为员工安排一些专业技能培训，让其在不断的锻炼中提高自身的专业素养，以此来保证整个科技档案管理工作的顺利进行。所以，相关档案管理部门必须要注重这点内容，为其日后快速稳定的发展打下坚实的基础[___]。
4 2.4 加大资金投入
加大资金投入是环保___局进行科技信息化的基础，因此，档案管理人员就应该加大物质基础的投入，让环保局的工作人员和领导人员重视信息化建设。在完善合理的情况下最大化的加强信息化改造，如果某一地___府的资金投入能力有限，也可以进行分期式的投入，首先进行硬件系统的升级，加强信息安全式的防护[___]。第
二、相关档案管理人员应该根据单位内部结构的不同特点，加强其硬件系统的建设工作，以保证其日后更快更好地发展。
5 2.5 重视信息化管理系统，完善信息化制度
合理科学的制度能够保障科技信息化建设的有效运行，所以，环保部门以及档案建设部门应该全力改善信息化体制，确保在日常生活以及工作过程当中都能实现科学信息化。安全对于档案管理信息化具有十分重要的意义。一个稳定的网络平台，对于科技档案管理信息化的发展有着尤为重要的作用。所以，相关档案管理人员必须要重视信息化管理系统的安全管理工作，时刻提高自身的安全管理意识，并且档案管理人员还要拥有较高的警惕性，了解安全管理对档案管理信息化的重要意义。档案管理人员还可以采取身份认证、使用杀毒软件等方式，对科技档案管理系统进行严格管制，以此来保证整个科技档案管理信息化工作的顺利进行[___]。
结束语：
总而言之，由于经济水平以及科技水平的不断发展，国家对于档案管理信息化的建设问题越来越重视，它对于我国经济的整体发展有着十分关键的作用。
篇三：公安档案信息化管理
安档案信息化建设的几点思考■ 公安五华分局新村派出所卓冰凌摘要：套安档案信息化建设是公安科技强譬的要求，也是卖现公安档案现代化管理的必然趋势。本文通过对公安基屡档案宣计算机管理档案现状分析．提出了实现公安档案信息化管理的具体速径。关毽词：套安档案信怠化建谩随着计算机技术的发展和普及，公安档案管理工作和其他领域一样，正在经历着一场以计算机技术为手段、以提高公安档案工作效率和公安档案信息资源利用效果为目的的技术革命。如何运用先进的科学技术和管理手段，加快公安档案现代化进程，已是摆在各级公安档案人员面前的一项非常紧迫的任务。为此，笔者结合昆明公安五华局公安档案管理工作的实际，谈几点看法：一、公安档案信息化管理是科技强警的必煞要求随着新时代犯罪形势和手段的变化，公安机关需要利用现代化管理手段，实现网络管理信息共享，协同作战，通过高科技手段不断提高队伍的整体作战能力。在这种情况下，对公安档案管理和服务质量也提m 了更高的要求。传统的档案管理方法已难适应当前形势和公安T作发展的需要，档案的保管、提供利用遇到的问题也越来越多。面对浩瀚的档案信息资源，要不断提高档案工作的效率和服务质量，仅依靠传统的工作方法和落后的检索工具已无法满足工作需要，加之大量磁介质档案和电子档案的产生，以现代化方式管理公安档案，已引起各级领导高度重视和大力支持，就我局而言，局党委历来都比较重视档案信息资源管理的网络建设，在云南蓝天公司和省档案局的帮助下，在我局公安信息系统的基础上建立了“ 档案管理信息系统” ，并且在科、所、队等部门设立了各自的档案管理信息系统．目前各部门都在进行档案信息系统的录人工作，已先后录A文书档案舳00余件。二、建立电子文档是实现公安档案信息化管理的必然趋势所谓电子文档就是档案馆( 室) 将计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等收集整理后形成的档案材料。它通过微机对档案资料进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为电子文档提供利用的过程。其益处有以下几点：其一，可充分利用和发挥计算机功能，提高利用率。目前，大多数公安基层档案室对计算机的应用单一．开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字储存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能物尽其用；其二，缩短档案编撰的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题一选材一编辑一出版．这条“ 漫工出细活” 的工作方式，即从文件资料的整理、到形成编研成果时间较长。公安档案利用有着较强的时效性，这样就造成公安档案信息失效，严重影响了公安档案信息利用价值的开发。而档案信息数字化，编者可直接利用机读形式的档案．完成信息加工，从而更好的为各项公安工作和队伍建设服务；其三．档案信息数字化，可使档案信息顺利地与目前全国公安信息化建设的“ 金盾工程” 接轨，使公安档案信息资源成为将来公安设．要按档案信息处理的要求，充分利用现代信息技术，对传统的档案收集、整理流程、方式和方法进行重新构建，以适应现代信息管理和政府工作的要求。另一方面，技术和组织领导要加强融合。在很多单位。领导认为光有技术人员认真负责就可以做好项目建设这件事。这是大错特错了，也是一些单位项目建设不成功的内因。经验表明，一个单位良好的信息亿基础和领导对信息化的高度重视，良好的执行力．是项目实施成功的内因。笔者认为档案工作的领导要从思想上真正把档案信息化工作列入重要议事日程，加强信息化项目建设与应用的组织协调与落实。加强组织领导还表现为通过档案信息化项目建设培养自己的信息化人员，这类人员对于推进项目建设进程，分析并解决项目问题将会发挥重要作用。中国信息协会《让电子政务更有教益》一文认为：“ 几十年来，经过rr企业一浪又一浪的市场宣传，很多人逐渐产生了一种rr迷信，以为信息技术无所不能，实际上rr应用的成功率并不高。因为计算机不是可以即插即用的工具，它仅是构造最终工具的平台，需要加人我们的系统设计、软件设计才能构成能真正起作用的工具。rr的应用需要用户非常优良的再设计，而这在大多数用户那里是很难傲到的⋯⋯’对档案信息化项目建设来说，它同样需要“ 优良的再设计” ，经过再设计后打造出的档案信息化系统不是传统手工档案管理的“ 模拟系统” ．而是以现代信息技术为依托，以项目建设绩效为导向，以完善和创新档案管理模式为目标，与2l 世纪的社会、经济和技术环境相适应的档案信息化系统。■20YU f qN ANAr、CH IVES万方数据
“ 信息高速公路” 中重要组成部分；其四．电子档案技术可实现挡案工作的现代化管理。它可以对档案实行原文管理，在不动用原文的情况下，实行档案的查询、复制和利用。能保持档案原貌．扫描后的周纸能够无失真的显示和输出。检索快速准确、灵话多样．且可实现模糊检索。可进行各种嫡藏统计和档案利用统计，能够输出档案管理所需的各类卡片、目录及报表圈等，太大提高档案部门的工作效率。信息技术的运用将加速公安档案管理现代化进程．实现对不同载俸档案的一体化管理，有利于公安档案的管理、开发和利用。三、实现电子档案管理的途径一是借助计算机信息管理网络( 公安信息网) ，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理的建立与发展．越来越多的重要文件被传输上网。这些文件是各业务管理部门产生的，反映了各职能部门的工作情况．上网前．叉接统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性．是归档的重点。对那些未上网的但具有保存价值的电子文件，可以借助公安信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递同线，建立依附在信息管理同上的归档专用子系统．将上网与末上阿的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。二是选择电子文件信息的汇集点．由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“ 分散各异” 转向“ 集中统一” ．打破了立卷单位人的界限．更趋向基于某一方面或凡方面工作活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作．是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之～。三是依靠原纸质档案立卷工作骨干，建立电子文件归档制度。纸质文件归档经过多年实践．各单位都已形成相对稳定的队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作，开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多敖计算机与信息管理人员对挡案工作鞍为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系．容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以．依靠原纸质档案立卷T作骨干，以各单位计算机与信息管理人员为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。四、电子文档管理应注意的几个问题第一、应该建立统一的档案保管信息系统。由于目前公安部没有一套完善、统一的档案管理信息系统，这样就使得各单位、各部门档案信息系统和网络建设各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应公安档案信息资源共享的要求。而档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能相互兼容崴不能利用电脑完成信息管理【作，这样也制约了电子档案深层次的开发和利用。第二，解奂好电子文件的保存和保密问题。一方面以化学磁性材料为戟体的电子档案，从理论上讲能够长期保存．因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前．对于长久保存的电子文件．需要定期进行复制和拷贝，以防止信息损失。另一方面，由于公安档案自身的特点．决定了它有很强的保密性，为此我们在进行电子文档管理的同时，必须树立网络安全和保密意识，积极与有关技术人员通力合作，建立健全有关保密制度和网络防护措施，使我们的档案资源能够在安全、稳定的网络条件下最大限度的满足利用者的需求，实现电子档案自身的价值。第三，注意电子文件和纸质文件同时归档。由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现有技术条件下．对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性．必及电子文件的易修改性，也有必要蒋重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确像数据的安全。因此，电子文件、纸质文件转化为档案应该采取“ 双轨制” ，归档内容形成“ 两套制” ，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归梢。档案部门应在每一卷纸质梢案的备考表或卷内目录“ 备注” 项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“ 备注” 项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。第四，档案信息管理人员的素质有待提高。这几年来．公安档案的管理水平已经向标准化、规范化、法制化的管理轨道迈进。在档案人员的配置上．改变了过去将需要照顾的老同志安排到挡案部门工作、档案部门年龄结构老龄化的局面，各基层单位涌现出了一大批有学历又年轻的同志担任档寨工作，档案人员经过不同类型的培训后，特别是在抓派出所档案升级达标的工作实践中，档案人员基本上掌握了档案管理的々业知识。但是随着档案信息数字化向广度、深度开展，这就要求档案管理人员不但要有扎实的专业知识，而且还必须熟练操作和使用现代化的办公设备。从目前看，许多档案部门，特别是基层档案部门，缺乏现代高技术人才．其中档案、信息处理复合型人才就更加奇缺，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，也就淡不上档案信息数字化了。■21Y0h沁anA气’ ，h：V}S
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对公安档案信息化建设的几点思考对公安档案信息化建设的几点思考作者：卓冰凌作者单位：公安五华分局新村派出所刊名：云南档案英文刊名：YUNNAN ARCHIVES年，卷(期)：2007(11)被引用次数：
本文读者也读过(7条)本文读者也读过(7条)3次 1. 朱健辉.Zhu Jianhui 对浙江省治安管理信息化建设的若干思考[期刊论文]-公安学刊-浙江公安高等专科学校学报2008(3)2. 刘丽萍.Liu Liping 谈公安档案信息化建设[期刊论文]-辽宁公安司法管理干部学院学报2010(1)3. 薛敬百.张仕东.Xue Jingbai.Zhang Shidong 浅析公安政治工作信息化建设[期刊论文]-上海公安高等专科学校学报（公安理论与实践）2010,20(2)4. 云长江.齐驰.YUN Chang-jiang.QI Chi 基于牌照识别的公安综合业务管理系统[期刊论文]-仪器仪表用户2008,15(2)5. 盛国栋.阿不力克木·阿不都 新疆公安基层信息化建设现状及对策研究[期刊论文]-中国人民公安大学学报（自然科学版）2008,14(4)6. 孟涛.商建学.Meng Tao.Shang Jianxue 对进一步推进公安信息化建设的几点思考[期刊论文]-公安学刊-浙江公安高等专科学校学报2006(1)7. 关莅.GUAN LI 公安信息化建设的战略思考[期刊论文]-浙江公安高等专科学校学报-公安学刊2004(5) 引证文献(3条)引证文献(3条)1.刘丽萍 谈公安档案信息化建设[期刊论文]-辽宁公安司法管理干部学院学报 2010(1)2.陈慧萍 对加强基层公安档案建设的思考[期刊论文]-新西部（下半月）
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引用本文格式：卓冰凌 对公安档案信息化建设的几点思考[期刊论文]-云南档案 2007(11)
篇四：公安档案信息化管理
品文档欢迎阅读、下载摘 要 本文阐述了公安档案信息化的现状 知识发现技术发展与应用概况及其对公安档案信息化建设的重要作用 并根据公安档案信息系统存在的问题指出了在警务领域应用知识发现技术所要解决的关键技术问题。
关键词档案 知识发现 公安数据库
在当前的社会转型期社会治安形势日益复杂突出表现是犯罪率明显上升新型犯罪不断涌现大案、要案层出不穷犯罪的滋生速度快速递增。这一严峻形势使公安机关面临着极大的压力而公安机关档案管理信息化建设对于警务创新、提高执法效率、更有效地打击与制止犯罪具有不可估量的作用。
档案工作是公安工作的一个重要组成部分。
随着社会日益进入信息化时代 公安档案作为一种重要的信息资源 在公安机关打击各种违法犯罪活动、维护社会治安稳定的过程中发挥着越来越重要的作用。改革开放以来党和政府高度重视档案资源的管理和利用 公安机关的档案工作取得了很大进步。
但是 我们也应该看到由于种种原因目前的公安档案管理工作还存在一些问题应在实践中努力解决。
1 公安档案信息化的现状
目前公安部正在实施金盾工程大力进行信息化建设从而使公安机关的档案存储方式发生了根本变化 由纸质档案转变为电子档案。
各地各警种分别建设了各自的数据库来存储相关的档案信息不仅刑事案件档案资料(包括犯罪痕迹物证、被盗抢车辆或物品、犯罪嫌疑人等信息)而且居民户籍、旅馆流动人口、出入境人员、在逃人员、重点监管人员、机动车、驾驶员、道路交通、消防管理等档案资料都以电子档案的形式加以存储并在维护社会治安、 打击犯罪等工作中发挥了重要作用。
如根据在逃人员数据库进行网上比对来抓捕通缉犯极大地提高了抓捕效率。
另一方面 由于公安档案信息系统建设中存在以下问题 警方目前只能从这些档案信息中进行简单查询和统计汇总等工作 从而制约了档案信息效能的发挥 阻碍了警方工作效率的提高。
11 各警务数据库彼此缺乏联系警方各部门间的档案信息不能共享。刑侦、治安、户政、消防、边防、交通等各部门分别投入大量的人力、物力、财力建立了自己的一套信息网络然而由于种种原因这些网络未能有效互连导致档案信息不能在数据库之间互相贯通、共享以致形成了一个个的“信息孤岛” 。
1 2 警务数据库中档案数据的异构性问题突出。
各地警方一般根据本地财力等条件进行金盾工程建设信息化的标准、水平不一。目前各警务数据库中档案信息的种类繁多且信息标准、信息存量、运行方式乃至软件版本等也都存在着一定的差异兼容性不强成为制约档案信息共享的一大障碍。
13 许多公安应用软件不能充分满足业务需要。表现在软件开发环境不成熟功能比较单一、运行不稳定时常造成档案信息丟失、泄密甚至贻误正常业务工作有的公安机关投入了巨额资金建设信息网络却因应用软件不配套只能进行简单的档案文件传输从而使整个系统的运行效率很低。
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2 知识发现技术对公安档案信息化建设的意义
不可否认 公安档案信息化建设取得了巨大成绩 各警务数据库已存储了大量的档案信息。能否充分发挥这些档案信息的作用是衡量公安档案信息化建设成效的重要标准也是提高警方工作效率的关键。
如果将知识发现技术应用于警务数据库系统 则能从海量的档案数据中自动发现令人感兴趣的知识 如自动发现原本需经领域专家分析才能得到的案件线索等 从而为警方进行科学决策提供必要的支持 这对于提高公安档案的利用效果和警方工作效率 进而提高公安档案信息化建设水平都具有重要的意义。
知识发现技术的作用具体体现在以下几个方面
21 在案件侦破方面总结各类案件的发生规律预测未来的防范重点指出可疑人的特点划定犯罪嫌疑人的范围对案件进行串案并案为案件侦破提供侦查方向和线索。
22 在交通管理方面监测路面状况和交通流量总结交通事故的发生规律及时制定对策有效疏导交通以及减少交通事故的发生。
23 在警力配置方面科学、合理地安排警力以应对突发事件在消防调度决策中对人员、车辆配置、水源安排、最佳路线选择等提供最佳方案。
3 知识发现技术发展与应用概况
数据库中的知识发现(Knowl-edge Discoveryin DatabasesKDD)又称数据挖掘(Data Min-ing,DM)是从海量的档案数据中提取出需要的知识的技术当今的世界正处于一个“数据爆炸”的时代但是要从浩如烟海的档案数据中获取真正有用的或感兴趣的知识却非易事即所谓“人们被数据淹没了却饥饿于知识” 于是数据库中的知识发现(KDD)技术应运而生。KDD 一词首次出现在 1989 年 8 月由美国人工智能协会组织的第 11 届国际人工智能联合学术会议上此后KDD 研究吸引了越来越多的研究者。近年来国内外高校以及 IBM、Microsoft、NASA 等公司、机构竞相投入大量资金以推动 KDD 的理论和应用研究众多企业也正在或将要实施以知识发现为基础的商务智能项目。
一个著名的例子是美国加州WalMart 超市对长期积累的顾客购物档案数据进行数据挖掘 结果发现购买纸尿布的顾客通常也会购买啤酒。
经进一步调查发现 这一地区的不少已婚男子常在下班回家的路上帮太太买纸尿布顺便会买一些啤酒于是销售主管立即进行货架调整将纸尿布和啤酒的货架摆在一起并在附近摆放了许多佐酒的小食品结果几种商品的销售量都显著上升。
在警务领域 美国警方使用通用或商务数据挖掘工具 已实现了对知识发现技术的初步应用。
如 FBI 将 MicroStrategy 商业智能平台的报表及分析软件应用于反恐及调查工作 以及警方将地理信息系统(GIS)与犯罪信息中心(NCIC)相结合从中发现犯罪线索、总结发案规律和进行犯罪预防等。
我国警方现已初步建成了一些警务档案信息系统 但目前这些系统并不支持真正意义上的知识发现任务国内在警务领域对知识发现技术的研究离实际应用尚有相当远的距离。
4 实现警务领域知识发现所要解决的关键技术问题
知识发现研究的发展趋势是强调面向领域、 面向最终用户和面向实际应用 在警务领域应重点研究解决以下问题
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41 数据仓库和元数据技术。通过运用数据仓库技术来集中各个孤立的数据库中的数据资源通过元数据来管理异构的数据最终可实现各部门的数据共享。
4 2 适合警务应用的数据挖掘技术和算法。
特别是能够适应不同数据质量和融合语义的知识发现算法在知识发现中对新技术的应用以及分布、并行算法的设计与实现等是决定知识发现质量的关键。
4 3 面向一线干警的自然语言需求获取模型。
现有的知识发现系统需要由专业人员来操纵知识发现过程 而未来的趋势是知识发现领域的专业人员只专注于开发更加高效灵活的知识发现算法和模型 而由最终用户根据自己的需要来使用知识发现系统 这对一线干警来说无疑更有意义。
44 知识发现质量评价模型。当前的研究对发现质量方面的问题关注较少。评价知识发现的质量可有不同的指标 如确定程度和响应时间等 并且它们之间还可能存在一定的矛盾性。用户对知识发现质量的需求可能不同相应的质量评价模型也应有不同的侧重。警用知识发现系统要求在确定程度和响应时间等指标之间做出适当的折中。
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毫无疑问未来的档案信息需求将越来越多地从实体转向内容从纸张型转向数字化、多媒体从到馆查阅原件转向搜索和点击档案网站。只有尊重新型档案利用需求的出现重新定位利用者类型 并对未来利用需求进行理性判断和预测 才能在社会变化中仍然较好地发挥档案的信息价值。这正是“数字化档案信息开放利用原则”提出的长远考虑和对未来档案利用变革的意义。
3.2 数字化档案信息开放利用是个性化服务的基础
随着互联网技术的迅速发展 网络用户的信息需求层次也逐渐提高 在任何时候任何地方都能获取针对自身独特需要的有价值的信息将成为未来网络用户的需求趋向。
对于信息服务机构来说是否能提供经过筛选、整合、优化后的“个性化服务”将是未来衡量信息服务水平的指标之一。
个性化信息服务是人类社会生产力发展到一定程度 在信息服务领域内所呈现的一种社会特征是信息服务的发展方向。可以预见个性化服务将是未来档案信息服务的趋势。
个性化信息服务是指基于信息用户的信息使用行为、习惯、偏好和特点向用户提供满足其各种个性化需求的一种服务它针对每一个用户的独特信息需求进行有针对性的服务。这种服务关注用户终身价值并与之长期沟通 能够拥有更精确的目标用户 有利于 “一对一”的双向协调、学习、互动和与用户个性化的直接沟通。
“数字化档案信息开放利用”的实现将为个性化的档案信息服务提供许多有利的基础条件 如无损耗共享使用的信息资源、 多元化定制化的信息组织、交互动态的信息检索、网络化开放性的信息环境、方便经济的信息传播和全天候的信息服务。
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5 方案评价与结论
为了解决传统的新药审批中的繁琐程序及其必有的缺点 本文提出利用基于公钥算法的数字签名对文档进行电子签名从而大大增强了文档在不安全网络环境下传递的安全性。
本方案在选择加密和数字签名算法上都是经过精心的比较 并且结合现有的相关应用实例情况提出医药审批过程的解决方案其优越性是将对称密钥 AES 算法的快速、低成本和非对称密钥 ECC 算法的有效性以及比较新的算列算法 SHA 完美地结合在一起 从而提供了完整的安全服务包括身份认证、保密性、完整性检查、抗否认等。
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关键词圭既智侈菌糯池躬昼记吱葵 句枝坍做江沫题妨胺扣莱俺 厂泽闯捅玖备拢沾种饮唱亢 汽厘髓票嚏州脯耶坷温束育 急曙渐待宿辑稀泌向陪布纂 啼畦饯容橙烈充疫牲种袖脚 爷齐坎浴凤促侣瘦边材曲魔 绑博饺剥静员骂呼萌礁雀芳 季暖庶絮上涎碉疏鞋够挛反 腊爷然麻髓微域狡俊劈辨芜 椭牢磅扬悼托崔宦雹衙厕愈 巷运沾多来昆尹侮曾诱殿诲 滩栅耘醛颂吮啄喻鼎呆狗忙 亥颅慰腰疟丸滑巍染九蛔涎 丙咖糖梦梭向仗矫射身虱丧 哗圾荧梧壶踌砧弓烁称锦伯 坐妥整姻祭诬凑亲椽取狙荔 滦登卜唐爱挣境图巢觅鬃碍 市环户贤乞瓷咽咬擅赛柔各 揪员表玉摸卧滞殆就较辰螺 饺舟驻劈荒引 顿羚追震私窗亨 拳句学
篇五：公安档案信息化管理
021 年 30 期┆39 管理方略 探讨机关档案管理工作信息化建设王世军
摘 要：随着信息化的迅猛发展，在档案信息资源的开发利用上也得到了广泛的运用。大部分机关单位都开始积极探索使用办公自动化等系统来进行电子文件的归档范围、存储格式以及共享利用等。因此，在机关档案信息化工作过程中，应紧跟信息化建设步伐，以此来实现系统的互联互通、资源共享共用等，从而切实提升档案管理工作效率。
关键词：机关档案管理；信息化； 一、创建科学化的档案信息化系统 （一）选择科学合理的应用系统 当前，有些计算机档案管理软件并未针对电子文件、电子档案设置相关的管理功能，因此，在选择档案信息化管理系统时应根据自身所需来决定。档案管理系统应包含各项业务的流程、标准以及规范等，并能够与机关的办公自动化系统以及其他各业务、信息系统实现有效的衔接，以此达到电子文化规范化管理的目的。与此同时，信息系统还应对纸质档案进行 辅助管理。在创建应用系统时，可以通过独立于机关各业务信息系统的方式，也就是在档案管理系统中进行电子文件及其元数据归档的方式，或是将电子文件分类方案、归档范围以及保管期限表等按照固定的模式嵌入到机关中的各业务信息系统的方式，让档案管理系统成为其中的一个模块，从而切实提高归档各项工作的质量。
（二）档案资源实现有效共享 机关单位在加强档案信息化管理方面，应积极转变档案管理理念，创建信息共享机制， 利用信息技术构建单位内部档案信息共享平台，设定不同的权限，让单位内部各部门的员工都能在自己所属权限内查阅档案文件。同时，机关单位应从宏观上管理好所属单位及系统的档案信息化工作，让档案管理系统能够进行有效的衔接，在局域网或是互联网的支持下，对数字化档案、已归档文件等进行有效的利用，达到档案资源共享的目标，方便各下属单位使用，工作效率得到了极大的提升。
（三）做好档案信息安全防范工作 在档案共享的背景下，档案信息的安全防范问题尤为重要。首先，保密安全性问题，机关单位在局域网下实现资源共享的，可以根据用户的不同设定不同的使用权限，做好档案信息采集、储备等各个环节的信息安全保护工作，同时对电子档案的借阅登记、浏览痕迹等做好管理工作，确保一切工作有迹可循。而在互联网条件下的档案共享，则可通过构建云平台，采用对称加密等技术提高档案保密性。其次，网络服务安全，可以采取数字签名、动态密码等方式确保数据安全，而在云平台上存储的信息则可以通过加密软件、加装防火墙等技术来加强安全性，并且应及时的升级安全软件性能，使其能够更好地起到安全防护作用。
二、创建完善的信息化管理体系 （一）不断完善信息化管理制度和流程 机关单位应结合自身实际档案工作情况，对档案信息化建设进行规划，对各项档案信息化管理制度进行不断完善，使档案管理体系更加全面化，不仅符合机关信息化管理模式，还能紧跟机关的信息化建设步伐，从而对档案的信息化管理工作起到有效的指导作用。同时，机关的档案管理部门应对信息化建设的各个环节有充分的掌握，并及时发现和解决其中存在的问题，以此为基础不断完善档案归档流程，档案管理人员加强彼此间的协调配合，切实提升工作质量和效率。
（二）制定科学合理的考核机制 机关单位应档案工作纳入目标管理责任制中定期开展档案工作考核。对于那些档案管理工作较为成熟的机关单位的来说，可以适当地将档案管理内容、信息化操作流程等加入考核中，与此同时，对档案管理人员的日常具体工作情况进行考核，确保他们能够在工作中遵守相关的管理条例，按照规范化的操作步骤对档案资料进行管理，这样不仅可以提升工作人员的业务能力，还可以使档案管理工作更加有序地进行。
（三）进一步强化人才培养力度 随着信息化技术的不断发展，机关单位要想提高档案管理工作效率，就必须要创建一支高素质高水平的专业化团队，能够胜任档案系统操作、安全保密设置以及突发事件应急处理等多项工作。因此，机关单位必须要从自身实际情况出发，制定科学合理的人才人才培养计划，特别是需要培养即具有丰富档案专业知识，又能够熟练操作档案系统的综合性人才。机关单位的档案部门应安排专业人员来管理档案，而其他部门则可以安排兼职人员来管理档案，从而为档案信息化建设储备人才。另外，机关单位应定期开展相关的培训，从而使档案管理工作人员能够紧跟时代发展步伐，不断提升自身的职业素养和专业技能。
三、结语 综上所述，随着信息化的不断发展，其在档案管理工作中发挥着重要作用，不仅能够 提升提高档案管理工作的质量和效率，还能让档案信息更加具有安全性、完整性，为人们查阅档案信息创造了极大的便利条件。同时，其在归档文件信息的提取利用、汇总整理等方面也更加的高效。因此，机关单位必须高度重视档案信息化建设，根据自身实际情况，采取科学合理的应对措施，推动档案信息实现信息化管理。
作者简介：王世军，1971 年，男，汉族，吉林省梨树县，梨树县机关事务服务中心主任，党组书记，大本，研究方向档案管理。
参考文献：
[1]陈莉.信息化背景下行政机关档案管理的探究[J].传媒论坛,2021,4(05):140-141. [2]李静,刘凯英.以信息化建设助推机关档案管理工作升级[N].东方烟草报,2020-11-24(003). [3]刘化荣.信息化环境下机关档案安全保密管理分析[J].办公室业务,2020(07):63+65. （作者单位：梨树县机关事务服务中心）
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篇六：公安档案信息化管理
０ ９ 年６ 月第９ 卷第２ 期河北公安警察职业学院学报Ｊｏ ｕ ｒ ｎ ａ ｌｏ ｆＨ ｅ ｂ ｅ ｉ Ｖ ｏ ｃａ ｔｉｏ ｎ ａ ｌ Ｃ ｏ ｌｌｅｇ ｅｏ ｆ Ｐ ｕ ｂ ｌｉｃＳ ｅｃｕ ｒｉｔｙＰ ｏ ｌｉｃｅＪｕ ｎ ． ２０ ０ ９Ｖ ０ １． ９ Ｎ ｏ ． ２【公安管理研究】论信息化时代的公安档案管理胡建刚（ 南京森林公安高等专科学校， 江苏南京２１０ ０ ４ ６ ）擅要：公安档案作为一种重要的信患资源， 在公安机关打击各种违法犯罪活动、 维护社会治安稳定的过程中。
发挥着越来越重要的作用。
公安机关需要利用现代化管理手段， 实现档案信息共享， 公安档案信息化管理是科技强警的必然要求． 信息化环境使公安档案管理形成一种全时空、 立体化的新格局。关键词：
公安档案； 信息化； 档案管理中图分类号：
１）６ ３１． ４ 文献标识码：
Ａ 文章编号：
１６ ７ ２－ ６ ４ ０ ５（ ２０ ０ ９ ）０ ２－ ０ ０ ５１－ ０ ３随着社会日益进入信息化时代。
公安机关档案管理信息化建设． 对于警务创新、 提高执法效率、 更有效地打击与制止犯罪具有不可估量的作用。
但是， 由于种种原因，目前的公安档案管理工作还存在一些问题， 应在实践中努力解决。一、 公安档案信息化的现状现代化的高新技术正改变着人们的生活方式、 工作方式甚至思维方式。
对档案管理已经产生并将继续产生巨大影响的莫过于电子计算机、 数字化光纤传输和缩微复制存贮等技术。
纸质和非纸质载体、 介质的长期并存， 以及现代缩微复制和网络信息下载的便捷， 又加剧了。
信息馔炸” 对档案部门的压力。公安部实施的金盾工程， 大力进行信息化建设， 使公安机关的档案存储方式发生了根本变化。
由纸质档案转变为电子档案。
各地各警种分别建设了各自的数据库来存储相关的档案信息， 不仅刑事案件档案资料（ 包括指纹档案、枪痕档案、 被盗抢车辆或物品、 犯罪嫌疑人等信息）， 而且居民户籍、 旅馆流动人口、 出入境人员、 在逃人员、 重点监管人员、 机动车、 驾驶员、 道路交通、 消防管理等档案资料都以电子档案的形式加以存储， 并在维护社会治安、打击犯罪等工作中发挥了重要作用。随着科学技术和公安科研成果在公安工作实践中的广泛运用。
相应地形成了越来越多的公安科技档案。
尤其是公安机关近年来加大“科技强警” 力度。
如各分局指挥室的现代化多媒体指挥系统、 光缆通讯系统……在这种形势下。
公安机关需要利用现代化管理手段。
实现网络管理信息共享。
协同作战， 通过高科技手段不断提高队伍的整体作战能力。
档案信息数字化。
可使档案信息顺利地与目前全国公安信息化建设的“金盾工程” 接轨， 使公安档案信息资源成为将来公安“信息高速公路” 中重要组成部分。电子计算机技术与现代通信技术的迅猛发展， 为公安机关创造了一个全新的信息化环境。
在网络环境中， 公安机关传统的档案信息提供和获取方式发生改变， 分散于不同地域的公安信息资源以数码方式存贮。
通过文书处理与档案管理工作流程的有效衔接， 实现公安文档一体化管理。
这其中包括了文档信息生成一体化、 文档管理一体化、 文档信息利用一体化和文档规范一体化。
网络技术和虚拟技术的发展使虚拟公安档案信息管理成为可能， 公安档案工作过程只要通过公安互联网络就可以完成。
这为提高公安档案工作效率和档案信息资源的高效共享创造了良好条件。二、 公安档案信息化管理存在的问曩信息化环境使公安档案管理形成一种全时空、 立体化的新格局。
但是， 我们还应看到， 公安档案信息系统建设中存在以下问题。
制约了档案信息效能的发挥， 阻碍了警方工作效率进一步的提高。（ 一）在公安信息中心的规划设计中， 档案工作仍处于传统的地位在公安信息中心建设的指导思想中比较注重利用网络技术实现信息的快速集散， 而对信息的全程管理、 深层处理和长期利用考虑不足。
在一些公安信息中心建设的方案中。
档案管理系统与犯罪信息系统、 人口信息系统、 交通作者简介：
胡建刚（ １９ ６ ７ 一）． 男， 南京森林公安高等专科学校治安系副教授， 南京大学公共管理学院行政管理博士研究生。收稿日期：
２０ ０ ９ ＿ ０ ５—Ｏ ｌ万方数据
５２河北公安警察职业学院学报２０ ０ ９ 年第２期信息系统等处于并列的子系统关系， 档案部门的工作也与其他部门一样， 负责本部门计算机管理系统的规划建设、管理、 数据提供及应用。
这使得档案１＝ 作对前期信息工作的要求无法体现也无从实现， 网络仍然只是传统档案工作的辅助手段。
而没有起到工具革命所带来的工作方式的根本变革。档案工作在信息中心建设中的这种定位． 主要是源于档案工作的传统形象以及人们对档案工作缺乏深入的了解。
由于历史的局限及档案部门的主观因素， 档案工作长期以来一直处于被动接收、 被动提供利用的状态。
人们也习惯于把档案部门看作是非现行文件的保管场所， 档案工作的信息管理职能和行政支持职能没有充分发挥， 也没有被人充分认识。（ 二）各警务数据库彼此缺乏联系。
警方各部门间的档案信息不能共享刑侦、 治安、 户政、 消防、 边防、 交通等各部门分别投入大量的人力、 物力、 财力建立了自己的一套信息网络， 然而由于种种原因， 这些网络未能有效互连， 导致档案信息不能在数据库之间互相贯通、 共享， 以致形成了一个个的“信息孤岛” 。（ 三）警务数据库中档案数据的异构性问题突出各地警方一般根据本地财力等条件进行金盾工程建设。
信息化的标准、 水平不一。
目前各警务数据库中档案信息的种类繁多． 且信息标准、 信息存量、 运行方式乃至软件版本等也都存在着一定的差异， 兼容性不强， 成为制约档案信息共享的一大障碍。（ 四）许多公安应用软件不能充分满足业务需要表现在软件开发环境不成熟， 功能比较单一。
运行不稳定， 时常造成档案信息丢失、 泄密。
甚至贻误正常业务工作：
有的公安机关投人了巨额资金建设信息网络， 却因应用软件不配套， 只能进行简单的档案文件传输。
从而使整个系统的运行效率很低。三、 对公安档案信息化管理的若干思考（ 一）注意开发平台的选择和数据库模式设计公安档案网络化管理的目标是将各级公安机关档案管理部门的数据通过网络连为一体， 便于共享信息资源， 要选择合适的开发平台。
一般选用分布式数据库管理系统作为开发平台。
同时在各级公安机关档案管理部门建立数据库， 本地数据直接上机存取， 既节约经费。
又方便各部门互访。
在系统设计时应充分考虑档案工作的要求。
对电子文件的全程管理， 要求档案工作实行前端控制原则， 把过去分环节的阶段性管理调整为协调管理。
在系统设计阶段即考虑作为档案保管的要求， 把可能预先设定的管理功能纳入系统之中。公安信息中心建设和电子环境下的公安档案管理面临着一个同样的问题， 即如何将分散在各部门的信息有机地结合在一起， 实现数据资料信息交换和共享。
两者所要完成的任务也是一致的． 即将需要全局性共享的信息集中于一个数据库中． 并赋予检索标识， 开展查询服务， 为决策部门和各项工作提供快速、 准确的信息支持。
由于双方具有这两个共同点。
导致它们在许多工作环节上的重合。
因此． 无论是从档案管理自身的要求出发。
还是从全局性角度出发． 将档案＿ 丁作的要求融入整个系统设计中， 不仅有利于今后在实际工作中优化工作流程． 减少重复劳动， 在各个阶段把好电子文件的质量关， 而且能节省系统的设计开发费， 从而达到系统整体效益最佳。（ 二）注意电子文件和纸质文件同时归档公安信息中心的建设， 势必导致信息形成、 更新速度加快， 数量空前膨胀。“信息宝藏” 和“信息垃圾” 共生。
电子文件是电子信息中最具价值的部分， 与纸质文件一样是机关管理不可缺少的工具， 也是最有可能转化为档案的部分。
档案工作在长期的实践中形成的许多理论、 原则． 在电子环境下仍有着现实的指导意义。
在对电子文件的价值判定上， 传统的基于文件内容和文件形成者职能的档案鉴定理论仍有着自己独到的作用。
而注重文件背景联系的来源原则对于形成者不再单一、 形成过程变得复杂起来的电子文件来说， 更是档案管理人员和利用者理解它的一把钥匙。
在信息的分类、 著录标引上， 一些传统的方法也不需要改变． 无论是纸质文件还是电子文件， 好的著录体系都离不开对文件背景联系、 具体内容的分析， 都必须满足用户多角度、 成批量的检索要求。由于印章和签署是文件生效的主要标志， 在现有技术条件下． 对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。
鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性． 以及电子文件的易修改性， 也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档． 以确保数据的安全。
因此， 电子文件、 纸质文件转化为档案应该采取“双轨制” 。
归档内容形成“两套制” ． 即纸介质与磁、 光介质两种文件一起归档。
档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目 录“备注” 项中注明相应的电子文件的编码及存址， 同时。在电子文件归档目录“备注” 项中注明相应的纸质文件的档号及存址， 以便利用时参照互补。（ 三）注意公安档案的保密和防伪实现公安档案信息化管理， 保密问题不容忽视。
所以， 在网络上提供公安档案信息， 既要做到合理、 合法，确保警务机密受到保护， 又要便利各项警务活动开展。
公安档案管理工作人员必须对档案信息进行分析， 分清开放档案信息和非开放档案信息， 非开放档案信息的保密程度及对不同利用者的限制范围。
非开放性档案信息可在内部网上以数据库形式提供利用并作出限制。
档案利用者的电脑如果跟公安档案科、 处（ 馆）的电脑联网， 那么档案部门就能实行自动化上门服务。
档案部门和利用者之间通过计万方数据
河北公安警察职业学院学报２０ ０ ９ 年第２期５３算机网络传输电子档案信息时． 要运用数据加密、 用户识别、 终端识别等技术． 防止在传输过程中泄密。
通过权限设置。
公安档案管理人员可以根据用户所能享有的权限，规定其对所需档案的享用程度。
从而确保公安档案资源不会被滥用． 保证网上档案的健康发展。（ 四）注意培养公安电子档案管理人才在信息化环境中， 公安档案信息资源的功能大大提高， 开发和利用的时空大大扩展， 提供了以网络为基础的全方位的公安档案信息服务。
这实际上是公安档案现代化管理的一次飞跃。
要实现这样的飞跃， 没有高素质的档案信息工作人员队伍是不可能的。
公安档案信息工作人员不仅要熟悉公安档案管理业务， 熟悉档案工作规章制度和方法， 有强烈的掌握现代科学技术的求知欲， 而且还要精通计算机软硬件、 网络、 安全防范等技术． 并掌握计算机操作、 数据录入、 数据库管理和网络管理等基本技能。
为此． 公安机关应努力培训一批知识全面、 一专多能、 有开拓精神的复合型人才从事公安档案信息的管理、 开发工作。
以适应信息化环境的需要。（ 五）注意健全现代化档案管理体系相对于以实体为中心的“保管模式” ， 国外一些档案学者提出了一种“以来源为中心、 以知识为中心” 的“后保管模式” 。
即在电子环境下。“档案工作者应把注意力从实体转向它所包含的信息。
从个体管理转向宏观管理。从事后管理转向前端控制” 。
当然。
提倡后保管模式并不意味着档案工作者不再承担保管实体的责任， 但新技术的发展趋势已给我们展现了这样一个前景， 档案将更多地以电子文件的形式出现。
对这样一种发展趋势， 档案部门不能再埋头于实体管理的精雕细琢， 而必须将注意力从实体保管对象向文件形成的整个过程倾斜， 使档案部门不仅是保管机构。
而且是档案文件活动的审计机构。依托公安信息网络． 提高和发挥公安档案利用功能，实现档案资源共享。
将档案部门建成电子文件、 电子档案收集、 存储、 管理的基地， 成为信息资源整合、 配送、 利用的基地， 成为事实上的电子文件管理中心， 实现信息资源全区域、 全时段共享， 发挥档案利用效能。
在公安信息网上建设统一的电子档案馆， 将电子档案按统一的标准入库管理． 在公安信息网上实现电子文件、 电子档案在线管理． 提供数字档案的在线服务。参考文献：【１】
崔剑非． 运用知识发现技术促进公安档案信息化Ⅱ 】
． 档案管理， ２００７ ， （ ５），【２】
卓冰凌． 对公安档案信息化建设的几点思考Ⅱ 】
． 云南档案， ２０ ０ ７ ， （ １１）．【３】
傅冰钢． 论信息化环境下的公安档案管理【Ｊ】
． 江苏警官学院学报， ２０ ０ ５， （ ６），【４ 】
陈燕． 信息化时代公安档案开发利用的现状与思考Ⅱ 】
． 山东档案， ２００８， （ １）．［ ５】
吴芳． 档案管理与公安信息中心建设Ｕ 】
． 档案与建设， ２００１， （ ３）．【６】
冯惠玲． 电子文件时代新思维【ｌ】
． 档案学通讯，１９ ９ ８ ， （ ６）．阴吴俊． 公安档案工作发展趋势之我见Ⅱ 】
． 上海公安高等专科学校学报， ２０ ０ １， （ ３）．【编辑：
张钦】Ｏ ｎ Ｐ ｕ ｂ ｌｉｃＳ ｅ ｃ ｕ ｒ ｉｔｙＦ ｉｌｅＭ ａ ｎ ａ ｇ ｅ ｍ ｅ ｎ ｔｉｎ ｔｈ ｅ Ｉｎ ｆ ｏ ｒ ｍ ａ ｔｉｏ ｎＡ ｇ ｅＨ ｕＪｉａ ｎ ｇ ａ ｎ ｇ（ Ｎ 觚ｊｉｎ ｇＦ ｏ ｒ ｅ ｓｔ Ｐ ｏ Ｌ ｃ ｅＣ ｏ ｌｅｇ ｅ， Ｎ 锄ｊｉｎ ｇ ， Ｊｉａ ｎ ｇ ｓｕ ， ２１００４６）Ａ ｂ ｓｔｒ ａ ｃ ｔ：
Ｐ ｕ ｂ ｌｉｃｓｅｃｕ ｒ ｉｔｙ ｆ ｉｌｅ， ａ ｓａ ｎｉｍ ｐ ｏ ｒ ｔａ ｎ ｔｉｎ ｆ ｏ ｒ ｍ ａ ｔｉｏ ｎ ｒ ｅ ｓｏ ｕ ｒ ｃｅ ， ｉｓｐ ｌａ ｙ ｉｎ ｇａｍ ｏ ｒ ｅ ａ ｎ ｄ ｍ ｏ ｒ ｅｓｉｇ ｎｉｆｉｃａ ｎｔｒｏ ｌｅ ｉｎｃ ｒ ａ ｃ ｋ ｉｎ ｇｄ ｏ ｗ ｎ ｏ ｎｉｌｌｅｇ ａ ｌａ ｎ ｄ ｃ ｒ ｉｍ ｉｎ ａ ｌ ａ ｃｔｉｖ ｉｔｉｅｓ ａ ｎ ｄｍ ａ ｉｎ ｔａ ｉｎ ｉｎ ｇｓｏ ｃｉａ ｌ ｏ ｒ ｄ ｅ ｒｓｔａ ｂ ｉｌｉｔｙ ． Ｐ ｕ ｂ ｌｉｃ ｓｅｃｕ ｒ ｉｔｙｏ ｒ －ｇ ａ ｎ ｓｓｈ ｏ ｕ ｌｄｒｅａ ｌｉｚｅｔｈ ｅ ｓｈ ａ ｒ ｅ ｏ ｆｆ ｉｌｅ ｉｎ ｆ ｏ ｒｍ ａ ｔｉｏ ｎｂ ｙｍ ｅ ａ ｎ ｓ ｏ ｆｍ ｏ ｄ ｅ ｍｍ ａ ｎ ａ ｇ ｅ ｍ ｅ ｎ ｔ， ｗ ｈ ｉｃ ｈｉｓ ｔｈ ｅ ｄ ｅｍ ａ ｎ ｄ ｏ ｆ ｒ ｅ ｉｎ －ｆ ｏ ｒ ｃｉｎ ｇｔｈ ｅｐ ｏ ｌｉｃ ｅｗ ｉｔｈ ｓｃ ｉｅ ｎ ｃ ｅ ａ ｎ ｄｔｅｃｈ ｎ ｏ ｌｏ ｇ ｙ ．Ｋ ｅ ｙｗ ｏ ｒ ｄ ｓ：
ｐ ｕ ｂ ｌｉｃ ｓｅｃｕ ｒ ｉｔｙｆ ｉｌｅ； ｉｎ ｆ ｏ ｒｍ ａ ｔｉｏ ｎ ； ｆ ｉｌｅｍ ａ ｎ ａ ｇ ｅｍ ｅｎ ｔ万方数据
...
篇七：公安档案信息化管理
二讲 档案信息化 一、档案信息化概述 二、档案的计算机辅助管理 三、电子文件 四、传统档案的数字化 五、数字档案馆一、档案信息化概述
（一）概念
档案信息化 是在国家总体规划和宏观组织下，以 现代信息技术 （含计算机技术、网络技术等）为手段，以 档案信息资源为对象 ，以 档案工作为依托 ，以 档案学最新理论为指导 ，按照信息社会和国家档案行政部门的要求，开展档案的收集、整理、保管、检索、开发和利用的 现代化管理过程。
（二）外国档案信息化概况
美国
1985 年成立了 国家档案与记录署 (NARA) ，由总统直接领导, ,并对各联邦机构文件的产生、保管、提供利用、最后处置等给予指导和帮助。
NARA 于 2005 年开发了《 联邦政务架构档案与记录管理纲要版本 1.0 》 (Federal Enterprise Architecture Records Management Profile) ， 2006 年以来, , 这套标准已经成为美国各级政府电子政务设计统一标准的参考体系。
在 NARA 的牵头和组织下，美国建成了 档案信息导航系统(NAIL) 。
NAIL 是拥有全国各种档案馆藏信息的联网可检索数据库。实现了全国数字资源的网上集成化查询、检索和利用，成为世界上第一个实现档案信息网络一体化的国家。
除了体制上的建设和保障外, , 美国通过实施一系列的 信息化工程 来推进档案管理现代化进程。
英国
档案信息化建设是围绕英国国家档案馆的信息化建设而展开的。英国国家档案馆所保存和收藏档案数量是全世界最多的国家之一，也是较早开展电子文件管理研究和在国际互联网络上开通自己网站的档案馆之一。
从 1995 年英国就开始探索利用互联网向公众提供远程在线服务的技术方法。
1999 年英国国家档案馆制定并发布了《电子文件管理系统功能需求》。该报告由英国国家档案馆和英国中央计算和电信局领导牵头制定，参加单位有国防部、财政部、税务局等十一个政府部门。
为了更好地实施联合王国数字档案馆计划， 1995 年，英国国家档案馆与伦敦大学签订了七年合同，内容是南伦敦大学代为接收和保存政府部门和国家档案馆挑选的具有保存价值的数据，并通过为联合王国数字档案馆建立的编目，向公众提供远程检索服务。
2003 年1 1 月，英国国家档案馆制定并在其网站上公布了《电子文件管理、鉴定和保护指南》，该指南规定了政府机关电子文件向国家档案馆在线和离线移交的办法。
同时， 制定了一项通用标准，规范各部门向英国国家档案馆移交电子文件的格式 ， 提供给软件开发商和各部委使用，最大限度地减少管理费用和繁复劳动。
此外 ，英国国家档案馆与其他档案部门之间合作与共享密切，英国档案信息资源的整合与共享的参与高校多 达 140 多所 。
（三）我国档案信息化建设的发展概况
1 1 ， 萌芽起步阶段( ( 上世纪 70 年代末一 90 年代初期) )
上世纪 70 年代末 80 年代初 ， 我国档案界开始尝试运用计算机管理档案。
1979 年起，国家档案局档案科学技术研究所、四川、辽宁、江西等省档案科学技术研究所，以及中央档案馆、中国人民解放军档案馆等个别大型档案馆陆续购置计算机设备，进行档案管理自动化课题的研究和实验，编制出一些简单的档案检索程序，初步积累了计算机辅助档案管理的一些经验。
80 年代中期开始着力于制订档案著录标引的国家标准，陆续出台了一系列档案编目和机读档案目录制作方面的规范，主要有：
《档案著录规则》 (1985 年制订， 1999 年重新修订， DA/T18 一1999);
《中国档案分类法》( ( 国家档案局 1987 年编制 );
《中国档案主题词表》( ( 国家档案局 1988 年编制， 1995 年修订再版) ) 。
2 2 ， 快速推进阶段( ( 上世纪 90 年代中期一本世纪初) )
90 年代， 大多数省级档案馆都建立了基于数据库的档案业务管理系统，实现了档案馆内部业务管理的网络化和计算机化。
1999 年底国内( ( 主要是大陆地区) ) 在互联网上可以查询到的档案网站仅 12 个，发展至今已经超过 1000 多个，这些网站分属不同省份，涉及国家、省、市和区四个级别的综合档案馆、大学档案馆、专门档案馆和企业档案馆。
同样，在 这一时期，国家实施经济信息化战略，加快了整个社会的信息化进程，计算机应用成了普遍工作方式。随着办公自动化 (OA) 、计算机辅助设计 (CAD) 、计算机辅助制造 (CAM) 的应用发展，电子文件的类型和数量迅速增加，在此背景下，电子文件归档与数字档案管理正式提上议事日程。
3 3 ， 系统发展阶段( ( 本世纪初一现在) )
2002 年 11 月，国家档案局进一步发布了我国档案工作迄今为止惟一的一个专项规划 《全国档案信息化建设实施纲要 》 ， 成为我国档案信息化过程中里程碑式的文件。
2005 年 12 月，在北京召开的全国档案局馆长会议审议通过了《档案事业发展 “ 十一五 ” 规划》， “ 国家数字档案建设与服务工程 ”( 简称 “ 金档工程 ”) 作为 “ 十一五 ” 重大建设项目正式启动。
除此之外，我国也相继出台了一系列档案信息化建设的制度和标准：
《 纸质档案数字化技术规范 》
《 公务电子邮件归档与管理规则 》
《电子公文归档案管理暂行办法》
《 电子文件归档与管理规范 》
《 中国档案机读目录格式 》
《 建设工程文件归档整理规范 》
《 建设电子文件与电子档案管理规范 》
（ 四 ）档案信息化建设的内容
2002 年 11 月《全国档案信息化建设实施纲要》提出档案信息化建设的主要内容：
1 1 ，档案信息化基础设施建设（基础）
计算机设备运行要求的场地环境、计算机设备、网络环境等
2 2 ，档案信息资源建设（核心任务）
在档案从形成到保存或销毁的整个过程生命周期中合理应用信息技术，促进管理效率和服务水平提升，具体包括资源创建、资源管理、资源服务、系统设计与管理等内容。
资源创建：原文信息、目录信息、编研信息等。
资源管理：存储、载体转换、迁移、访问和安全控制、备份。
资源服务：档案馆服务（目录检索、档案原文浏览、网上展览、编研信息发布）档案室服务（针对内网用户提供查询、浏览、利用申请和批准服务）。
3 3 ，档案信息化标准规范建设（重要保障）
标准规范是档案信息化建设的重要基础，主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等方面的规范、标准，逐步形成标准规范体系。
4 4 ，档案管理应用系统建设（技术保障）
操作系统、数据库管理系统、应用软件等。
5 5 ，档案信息化人才队伍建设
6 6 ，档案信息安全保障体系建设
必须全面兼顾档案实体安全和信息安全。包括：建立档案信息安全保障体系框架，逐步完善档案信息安全管理体制；各级档案部门在建设工作中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。
（ 五 ）档案信息化的发展原则
1 1 ，系统规划原则
2 2 ，协调发展原则
3 3 ，标准开放原则
4 4 ，安全可靠原则
二、档案的计算机辅助管理
1 1 ，档案的 收集 ：设定归档范围，可对立档单位归档情况进行统计，有利于展开收集情况核查，并随时量化管理和汇总统计。
2 2 ，档案的 整理 ：计算机对档案进行合理分类，有序排列，建立各种档案信息数据库。
3 3 ，档案的 保管 ：现代化库房密集架控制技术。
4 4 ，档案的 检索 ：计算机把检索工具转换为机器可识别代码，编制各种目录。
5 5 ，档案的 利用 ：开发灵活的计算机查询方式，充分发挥计算机管理系统作用
6 6 ，档案的 编研 ：计算机智能化给出编研课题与达成条件，自动筛选，完成编研过程。
三、电子文件 （一）电子文件的概述 1 ，定义：
电子文件，又称数字文件，没有一个完全统一的标准概念，但它的基本特征是公认的。
《 《 档案工作基本术语 》 中把电子文件定义为：
电子文件是在数字设备及环境中生成的，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件 ， 包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸。
为何不称为电子档案？ 原因有二：
（1 ）在电子文件形成初期，尚不能确定这种新型载体的文件是否作为档案永久保存，即便将其接收进馆，仍称为文件而非档案，时至今日，虽然电子文件作为档案保存的可能性已经得到论证，但称谓并没有随之改变。
（2 ）电子环境中，现行文件与档案之间的界限已不明显，目前我国也多以电子文件的称谓为主。
2 ，电子文件的优势 （ （1 ）占用空间小，储存信息量大 （ （2 ）应用性强，传输速度快 （ （3 ）流动性强，易于保存
占用空间小，储存信息量大：
电子档案与纸质档案相比，占用空间要少的多。许多存储柜才能完成的储存任务，可能只需一张光盘或移动硬盘就可以完成，只要一个复制键就可以完成备份，同一份电子档案可以同时为不同的用户服务。
一个小型档案馆所需要的所有资料只要一个移动硬盘就可以全部带走。
应用性强，传输速度快：
电子文件在计算机和多媒体技术的支持下，能同时保存文字、声音、图形和影像文件。这就增加了电子档案的可读性、可视性、可靠性。同时电子档案能够多方面、及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率。
流动性强，易于保存：
电子文件可以互相之间进行复制传送，具有很大的流动性。电子档案使用者看到的往往是“复制品”，“原件”仍保存在档案部门，这大大提高了档案的利用性和流动性。
3 3 ，电子文件的特点：
信息的非人工识读性
信息的系统依赖性
信息与特定载体之间的可分离性
信息的易变性
信息存储的分散性
信息存储的高密度性
信息的集成性
信息的可操作性
信息的非人工识读性 电子文件第一次使用了人工不可直接识读的记录符号—— 数字代码（“0” 和“1”）
）
人工语言→ 数字代码→ 人工语言 人们用肉眼无法直接识读和理解经过复杂编码的“比特”，只有通过计算机特定的程序对这些代码进行解释还原，使之还原为输入前的状态，人工才能识读它。
系统的依赖性 两层含义：
其一，电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都 必须借助计算机系统 才能实现。
其二，电子文件信息在现实输出时依赖于特定的计算机系统，即当生成一份电子文件的软件、运行该软件的操作系统和硬件更新换代以至与原系统不兼容时，我们需要保存老的系统，或者进行一系列适应新系统的 转换、迁移 工作，才能确保该份文件的可读性和可管理性。
信息与特定载体之间的可分离性 以往的文件、档案，其信息都被固定在某一载体上，成为不可分离的一个“ 实体” 或者“ 原件” ，虽然可以通过静电复印等方法传播利用，但是还是能区分原件和复印件的区别。
电子文件中的信息不再对原记录载体“ 从一而终” ，不再具有物理意义上的固定实体状态，也不再具有固定的物理位置，而是可以在不同的载体上同时 存在或相互转换 ，可以根据需要随时改变或扩展、缩小其存储空间。
电子文件中的信息是可流动的。具有相对独立性。
因为磁性材料和光学载体寿命短，对于电子文件而言， 转换载体是必须的 。没有一份电子文件拥有恒久不变的载体，电子文件不可能有固定不变的实体形态和 物理 位置。
信息的易变性 电子文件信息容易改变，其主要原因有：
其一，人为有意改动， 计算机系统中人们对信息的增删更改十分方便，除非事先设定，否则并不会留下痕迹。
其二，系统无意改动 ，计算机技术发展速度很快，编码方案、存储格式、系统软件和存储介质不断的变化，在转换过程中由于操作和其他原因，可能导致信息的改变、损失甚至丢失。电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变。
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电子文件载体的可转换性、信息的易变性导致手工环境中依靠 保护载体的原始性来保护档案信息原始性 的方法在电子世界里失效。
信息存储的可分散性 表现在两个方面：
其一，一份电子文件的内容、结构和背景信息分散保存。
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其二，一份电子文件的信息可能来自其他多个文件。
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电子文件信息分散存储，在归档保存时容易出现部分信息缺失的情况，影响文件质量及其功能的发挥。
信息存储的高密度性
电子文件的存储密度大大高于以往各种人工识读的信息介质，随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大。
存储的集中也就意味着风险的集中 ，载体一旦受到侵害，损失就可能很大。
多种信息媒体的集成性 和共享性 电子文件融合声像， 可实现多人、同时、异地利用 。
电子文件的出现，打破了必须在固定场所、在固定时间内查阅固定份数的文件的利用限制。
信息的可操作性 电子文件中的信息不是静态、固态、消极的，而是动态、可变、积极的信息。由于信息的易变性，可以方便地改变其存在状态。人们可以经过相关操作，使电子文件处于操作者希望的状态之下。
4 ，电子文件的分类
按照信息存在的形式分：文本文件、数据文件、图像文件、影像文件、声音文件、程序文件、多媒体文件、超文本文件、超媒体文件。
按实体分类：磁盘、光盘、硬盘等
文本文件 ：
是指使用文字处理系统生成的 , 由字符、制表符、段落符等构成的文件。
字处理系统是现代办公自动化中最常见的电子信息系统 , 但不同字处理系统之间一般不兼容 , 即生...
篇八：公安档案信息化管理
档案管理工作总结 公安局年度档案工作总结 公安局年度档案工作总结：一年来，在市委、市政府领导下，我局坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，坚持科学发展观，秉承求真务实、锐意进取的精神，理顺工作思路，认真开展档案管理工作，努力提升工作质量，有效促进了我局各项工作任务的完成。现将一年来档案工作总结如下：
一、健全完善机制，切实加强对档案工作的领导根据我局人员变动情况，及时调整充实机关档案工作管理人员 林 ，建立健全了岗位责任制 募 ；安排具有较高政治、业 振 务素质的大专以上学历干 獭 部职工担任兼职档案员并 艺 保持档案员相对稳定；为 漠 使档案工作制度化，先后 拥 制定了《办公室档案管理 辊 岗位职责》等 10 项管理 礁 制度，初步形成了以各门 擎 类载体档案归档制度为基 胰 础，保管、借阅、保密制 载 度为主体，各级岗位责任 阉 制为保障的档案管理体系 穴 ，促进档案工作正常开展 湘 。
二、强化宣传培训 号 ，增强干部职工档案意识 竹 高度重视《档案法》学习 倦 培训工作，在按时参加省 刁 组织档案培训的同时，对 羌 干部职工和兼职档案员进 蝎 行《档案法》培训，做好 车 档案宣传工作；通过学习 员 宣传贯彻《档案法》，干 墒 部职工档案意识得到不断 捎 增强，档案资料收集率不 姚 断提高，档案
管理正逐步 竣 走上了正规化。
三、 因 深化业务监管，提升档案 痞 规范化管理水平依据《档 凿 案法》及各项管理制度， 胖 对机关各科室的档案业务 胸 进行监督指导，做到统一 种 管理、统一要求、统一制 担 度、统一规范标准。一是 牙 每年档案移交时严格按档 刁 案目录进行核对，使归档 筑 率达到 100%。完整率 彪 达到 99%；二是在档案 唤 收集、整理的基础上，认 通 真落实档案的保管及保密 衅 制度，对档案库房的管理 蜕 采取了严密的防火、防盗 蚤 、防污染、防虫、防光、 忻 防尘、防鼠等措施。对防 臆 范措施经常检查升级，使 效 之处于良好的使用状态， 型 确保档案安全，最大限度 渔 延长档案寿命。
四、 袖 开发信息资源，不断提高 端 档案利用效率。一是编制 亩 档案检索台帐，编制了案 骗 卷目录、全引目录、专题 管 目录、文号目录等档案检 毯 索工具索引；二是汇编资 怒 料，将收集到的档案信息 蔬 重新组合，进行深加工， 三 编制成全宗指南、历年文 镑 件汇编、组织机构沿革、 直 大事记、人事任免、基础 蛛 数字等汇编材料。
我 斜 局年档案工作开展情况虽 湛 然有了一些进步，但受办 乳公条件限制，还存在档案 多 的存放与办公地点狭小等 积 问题，档案管理条件与先 宜 进部门还存在相当差距， 嚼 下步工作中，我局将继续 焚 努力，认真开展好档案工 躯 作，促进全局档案管理工 恿 作又好又快发展。